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Collège Shawinigan

Agente de soutien administratif - classe principale

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Remplacement d'un an à temps complet
Agent de bureau, classe principale


Classe d'emploi :                 Agent de soutien administratif, classe principale (remplacement de Nathalie Lefebvre)
Service :                               Organisation scolaire
Supérieur immédiat :           Monsieur Carl Pedneault, directeur adjoint à la direction des études
Horaire de travail :               35 heures/semaine, du lundi au jeudi : 8 h 15 à 11 h 45 et 13 h à 16 h 30
Entrée en fonction :             3 juin 2019

Nature du travail :
Selon le plan de classification du personnel de soutien des cégeps, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d'un secteur d'activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

Quelques attributions caractéristiques
Plus spécifiquement :
  • Participe aux calculs relatifs à la charge et à l'allocation du personnel enseignant ;
    • Assiste le gestionnaire dans la préparation des documents liés au projet de répartition des enseignantes et enseignants entre les disciplines ;
    • Produit les différents rapports permettant au gestionnaire d'effectuer les calculs des allocations départementales
    • Participe à la production du projet de répartition ;
    • Organise la rencontre des coordonnateurs pour la répartition de fin mai ;
    • Effectue des démonstrations de l'utilisation du logiciel de la tâche pour les coordonnateurs ;
    • Donne de l'assistance aux coordonnateurs lors des calculs de CI à partir du logiciel de la tâche ;
    • Vérifie les nouvelles grilles de cours et effectue les changements requis dans une base de données ;
    • Produit et communique les appels de candidatures en lien avec les tâches des enseignants ;
    • Prépare et communique les documents en lien avec le processus de gestion de la priorité des enseignants ;
    • Produit le document « détail de la charge des enseignantes et enseignants » ;
    • Produit le document « état de l'utilisation de la charge des enseignantes et enseignants » ;
    • Participe à la production du document « bilan de l'utilisation de la charge des enseignantes et enseignants » ;
    • Prépare les offres de cours ;
    • Effectue les appels en lien avec les offres de cours ;
    • Effectue le suivi des choix de cours en lien avec la prévision de clientèle ;
    • Prépare la rencontre avec les nouveaux enseignants en collaboration avec le service des ressources humaines.
 
  • Effectue tâches diverses
    • Prend les rendez-vous et les appels téléphoniques pour le gestionnaire à l'organisation scolaire ;
    • Prépare les documents liés au suivi budgétaire des départements ;
    • Produits diverses listes liées aux opérations de l'organisation scolaire ;
    • Effectue la préparation et l'acheminement des contrats d'affiliation avec les centres de stage et en assure le suivi ;
    • Vérifie les formulaires de réclamation-salaire pour les enseignants qui doivent en produire ;
    • Effectue les prêts de locaux ;
    • Produit les rapports d'absence des enseignants ;
    • Participe à l'établissement des contraintes d'horaires ;
    • Met à jour les tâches des enseignants lors de modifications ;
    • Au besoin, effectue toute autre tâche connexe. 
Qualifications requises :
Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir au moins six (6) années d'expérience pertinente. 

Profil recherché :
  • Connaissance de la suite Office
  • Connaissance des grilles de cours collégiales et d'un logiciel sur la tâche serait un atout
  • Démontre des affinités avec les chiffres
  • Fait preuve d'un bon sens de l'organisation, de structure, d'autonomie et de rigueur
  • Démontre une capacité à travailler en collaboration avec d'autres services (services du  registrariat, de la formation continue, des ressources humaines et autres) 
Excellent français parlé et écrit (note de passage  70%)
Les connaissances peuvent être vérifiées par des tests (note de passage 60% (français 70%))

Traitement : 21,62 $ à 26,47 $

Période d'affichage : du 14 au 21 mai 2019

Les personnes intéressées doivent postuler en ligne avant le 21 mai 2019, 16 h. Nous vous invitons à compléter ou mettre à jour votre profil sur notre site d'emploi à l'adresse URL : http://www.collegeshawinigan.ca/carrieres.

c.c.:        Syndicat du personnel de soutien

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