19-20_SAD-11

Cégep Marie-Victorin

Agente ou agent de soutien administratif, classe principale - remplacement à temps complet (au métro NAMUR) - 2e AFFICHAGE

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Agente ou agent de soutien administratif, classe principale (métro NAMUR) - 2e AFFICHAGE

Remplacement, en vertu de la clause 5-1.13

Jean-François Bellemare, directeur

Fréda Thélusma, coordonnatrice

Direction de la formation continue et des services aux entreprises

Centre d'éducation interculturelle et internationale

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d'un secteur d'activités donné.
Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

Attributions caractéristiques

La personne de cette classe d'emploi coordonne les travaux administratifs d'un secteur d'activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux effectués. Elle collabore à la préparation de l'échéancier des travaux et en assure la réalisation.
Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.
Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagères ou usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation.
Dans l'exercice de ses fonctions, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.
Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
De façon plus spécifique, la personne doit :

Planifier et organiser les différentes opérations administratives du Centre d'éducation interculturelle et internationale (CEII)
  • Assurer la mise en œuvre de différentes procédures et politiques et participer à la mise à jour de celles-ci;
  • Élaborer des outils de suivis de gestion (suivi budgétaire, facturation, contrats, etc.);
  • Participer à l'amélioration continue et au développement de pratiques exemplaires par la rédaction et la mise à jour de procéduriers liés au fonctionnement du CÉII;
  • Mettre de l'avant l'expérience et le savoir-faire nécessaire pour contribuer à l'amélioration continue et à l'efficacité des opérations;
  • Assurer les suivis pour la gestion des comptes à recevoir, des comptes à payer et pour les conciliations des transactions financières;
  • Initier les processus d'achat selon les procédures internes. 
Planifier et coordonner les opérations techniques liées à l'admission à l'inscription des étudiants du CEII
  • Assurer la création des groupes cours;
  • Assurer la production de l'horaire maître et des calendriers à l'aide de CLARA;
  • En coordination avec l'organisation scolaire, effectuer les opérations techniques liées à la gestion des dossiers étudiants (admission, inscription, annulation, remboursements, contrôle des effectifs, etc.);
  • Effectuer le processus du recensement.
 
Planifier et exécuter les tâches liées aux ressources humaines
  • Assurer la production des contrats d'engagement;
  • Préparer l'affichage des charges de cours, la production des contrats selon les données fournies et les procédures établies, et ce, à l'aide du progiciel GÉRÉMI;
  • Recueillir et analyser les données afin de préparer les contrats;
  • Coordonner le processus d'assistance professionnelle conformément à la politique en vigueur.
Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

  • Détenir un sens de l'organisation de haut niveau afin d'être à même de planifier, coordonner et contrôler rigoureusement et efficacement son travail et les projets sous sa responsabilité´; 
  • Posséder l'habileté de gérer plusieurs dossiers à la fois, d'assumer des tâches complexes, de gérer les priorités et d'exercer son expertise avec autonomie;
  • Capacité à travailler sous pression (gestion du stress) dans un environnement très changeant et dynamique (capacité d'adaptation);
  • Capacité d'analyse et de synthèse afin d'avoir une vision d'ensemble des diverses opérations à coordonner;
  • Capacité d'orienter ses actions afin de fournir des services de qualité, de répondre aux besoins de la clientèle et de projeter une image positive de l'organisation;
  • Grande maîtrise de la langue française et anglaise (à l'oral et à l'écrit).
  • Très grande maitrise des logiciels WORD, EXCEL, Outlook, Office 365;
  • Être en mesure d'utiliser convenablement les progiciels OMNIVOX, GÉRÉMI et Clara de Skytech, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s'avère nécessaire. 
Test de connaissance
Test de français écrit et des logiciels de la suite Microsoft Office
 
21.62$26.47$Centre d'éducation interculturelle et internationale - 4975, rue Paré à Montréal Du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 hDès que possible au 7 novembre 2020 avec possibilité de prolongation ou jusqu'au retour de la titulaire ou après un préavis de la Direction des ressources humaines Fadia Vil19-20_SAD-11
En vertu de la clause 5-1.13 de la convention collective, faire parvenir votre candidature 
(lettre de motivation et curriculum vitae, de préférence dans un seul document),
au plus tard le 27 novembre 2019.
Si vous visualisez cette offre d'emploi hors de notre site Internet, veuillez postuler par l'accès :
www.collegemv.qc.ca / rubrique "Emplois" ou en accédant directement à notre module libre-service d'emploi par postulez.collegemv.qc.ca

Affiché le 20 novembre 2019.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue de sélection seront contactées.

Le Cégep Marie-Victorin applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à s'identifier et à présenter leur candidature. Nos outils de sélection pourraient être adaptés selon les besoins des personnes handicapées.

(L'usage du genre masculin inclut le genre féminin; il n'est utilisé que pour alléger le texte)

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Adresse principale

7000, rue Marie-Victorin
Montréal (Québec) H1G 2J6