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Description sommaire : Service: Direction des études

Statut : Personne salariée régulière à temps complet

Supérieure immédiate : Denise Grondin

Ancienne titulaire : Fatima Neghmouchi

Période : Dès que possible;

Salaire : De 22,36$ à 25,00$ de l'heure;

Horaire : Du lundi au vendredi de 9h30 à 17h30;

Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Fonctions : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat et de réception liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités  : Effectuer toute la logistique de prise et de modification de rendez-vous, et ce selon les besoins des stages :

Tenir à jour l'agenda des rendez-vous, donner et confirmer les rendez-vous avec les patients;

Tenir à jour la liste de patients de la journée dans le système informatique;

Créer des dossiers patients dans le logiciel Dentitek;

Veiller à la tenue et planification des rendez-vous dans le logiciel;

Prévoir des places pour des rendez-vous particuliers selon les besoins de formation des stagiaires;

S'assurer que chaque stagiaire rencontre les exigences requises pour leur apprentissage relativement aux différents types de clientèle, par exemple : clientèle adulte, clientèle enfant, etc;

Dresser et tenir à jour la liste de patients potentiels;

Contribuer à équilibrer les cliniques lors de la prise de rendez-vous en coordination avec l'agente de bureau et la coordonnatrice;

Informer la responsable des stages de l'évolution de l'agenda.

Effectuer les opérations administratives nécessaires au fonctionnement de la clinique dentaire, entre autres :

Accueillir la clientèle, leur faire remplir les formulaires et questionnaires requis;

Percevoir et traiter le paiement des frais, émettre des reçus et les inscrire au dossier des patients;

Répondre au téléphone et assurer le service à la clientèle incluant la réception des plaintes;

Participer à la gestion des dossiers des patients;

Classer les dossiers des patients selon les normes établies par la clinique;

Prendre connaissance des courriels et messages acheminés à la clinique dentaire, y répondre ou assurer le transfert aux personnes concernées.

Assurer la gestion complète des dossiers des patients (intersessions) :

S'assurer que les dossiers sont complets et à jour;

Trier et éliminer les dossiers inactifs;

Au besoin, fermer des dossiers;

Ranger les dossiers aux archives.

Offrir du soutien aux membres de l'équipe de la clinique dentaire.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes. Qualifications requises : Scolarité

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

Détenir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences

Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit. La personne doit réussir le test écrit;

Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.

Atouts

Avoir déjà travaillé dans un logiciel de prise de rendez-vous tel Dentitek;

Connaitre la langue anglaise.

Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection. 

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d'être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l'entrevue.

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Le Collège de Maisonneuve fournit des services de formation collégiale à près de 7 000 étudiants inscrits à temps plein à la formation régulière et continue ; près de 1 000 personnes travaillent à leur réussite

Adresse principale

3800, rue Sherbrooke est
Montréal (Quebec (QC)) H1X 2A2