A-A19-07-04

Cégep Beauce-Appalaches

Secrétaire administrative, au Secrétariat générale et à la direction des ressources humaines

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DESCRIPTION DE LA FONCTION Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

PRINCIPALES TÂCHES La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Plus spécifiquement pour ce poste, la personne titulaire est responsable de l’élaboration des calendriers des rencontres, de la préparation et de l’envoi des documents, de la transmission des avis de convocation et de la rédaction des comptes rendus de différents comités. Elle est également responsable de diverses saisies et correspondance comme la saisie des droits d’auteurs, les demandes d’achats et de paiements (DMA), de la réponse aux demandes d’accès à l’information et de divers formulaires ou rapports de reddition de comptes. De plus, elle est en charge de tâches reliées à la Direction des ressources humaines comme la rédaction et la transmission de diverses communications, la publication d’affichage, la réception et le classement des diverses candidatures, etc.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée (par exemple, en bureautique), ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Aptitudes et attitudes requises • Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité; • Bonne gestion des priorités et bon sens de l’organisation; • Très bonne maîtrise de la langue française; • Maîtrise avancée du logiciel Word (tableaux, table de matières automatique, publipostage); • Très bonne connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Access, Outlook); • Bonne connaissance de l’utilisation d’un plan de classement (gestion documentaire).

Pour les gens venant de l'extérieur du Canada, il est nécessaire d'avoir un permis de travail valide pour soumettre votre candidature.

TESTS Les candidats qui rencontrent les qualifications requises pourraient être soumis à un test de français et à un test informatique. La réussite de ces tests est une condition à l’obtention de ce poste. La note de passage est de 80%.

L’HORAIRE DE TRAVAIL & NOMBRE D’HEURES DE TRAVAIL Les jeudi et vendredi, de 8 h à 16 h, 14 heures par semaine. Cet horaire inclut une (1) heure non rémunérée pour prendre un repas. En fonction du calendrier des rencontres des différents comités et instances, l’horaire de travail pourrait être différent de celui mentionné précédemment selon les besoins du service. Lors des premières semaines, cette personne pourrait être appelée à travailler jusqu’à 35 heures par semaine.

ÉCHELLE DE TRAITEMENT De 20,98 $ à 24,22 $ l’heure, selon l’expérience.

SUPÉRIEURE IMMÉDIATE Madame Karina Lessard, directrice des ressources humaines et secrétaire générale.

PÉRIODE DE MISE EN CANDIDATURE La période de mise en candidature est du 3 au 31 juillet 2019, à 23 h 59.

CANDIDATURE Toute personne intéressée doit faire parvenir sa candidature au:

Service des ressources humaines À l’attention de Monsieur Philippe-André Lemay Cégep Beauce-Appalaches 1055, 116e Rue Saint-Georges (Québec) G5Y 3G1 Télécopieur : (418) 228.7130 resshum@cegepba.qc.ca

PAL/ 2019-07-05 N.B.: Le Cégep applique un programme d’accès à l’égalité et des mesures d’adaptation sont offertes aux personnes handicapées. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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Le Cégep Beauce-Appalaches est une institution collégiale en croissance, performante sur le plan de la réussite, impliquée dans le développement régional grâce à ses programmes, ses services de formation continue et son centre collégial de transfert technologique.

Le Cégep Beauce-Appalaches, le Centre d’études collégiales de Lac-Mégantic (CECLM) et le Centre de Sainte-Marie accueillent plus de 2 100 étudiants et desservent plus de 400 entreprises. Ils offrent un milieu de vie et d’études exceptionnel à toutes ses clientèles. Tout est mis en place pour assurer votre réussite, dans un cadre humain et personnalisé.

Le Cégep Beauce-Appalaches, un monde de possibilités et d’opportunités à saisir grâce au dévouement, au dynamisme et à la disponibilité de son personnel.


Adresse principale

1055, 116e Rue
Saint-Georges (Québec) G5Y 3G1